Amélioration de la recherche dans les outils de gestion documentaire

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Gabriel Lefrançois (Constellio) ●

Bonjour Jessika,

J'en conclûs donc qu'une composante de recherche avancée serait souhaitée?

Gabriel

Réponse URL

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Jessika Fortin ●

Je pense que ce serait l'idéal. :)

Réponse URL

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Anick Forest Bonin ●

Petite réflexion sur le sujet : De notre côté, nous utilisons la recherche avancée de la recherche globale (et non la recherche dans l'outil du plan de classification) pour répondre à plusieurs besoins, y compris la recherche pour des champs de type référence. Ça fonctionne vraiment bien (c'est paramétrable via la fiche du schéma de métadonnées). Nous avons toutefois quelques problèmes :

1. Il faut absolument avoir un accès à la collection complète pour avoir accès à la recherche dans le plan via la recherche générale. L'idéal serait de pouvoir donner des accès via les rôles plutôt que via l'accès à la collection (si tu as le droit de lecture du plan, tu as accès via la recherche). Ex. : une responsable de la gestion documentaire dans une unité qui a accès seulement aux documents de son unité pourrait utiliser le même outil de recherche pour chercher dans le plan sans avoir à consulter un autre document ou l'outil du plan dans le pilotage. Simplement à sélectionner "rubrique du plan" sous "type" dans la recherche avancée. Nous ne l'utilisons pas pour le calendrier, mais ça devrait faire la même chose.

2. Les résultats de recherche ne sont pas modifiable via cet endroit. L'idéal, ce serait d'avoir les mêmes fonctionnalités de base que pour les dossiers. Pour l'archiviste, la recherche est plus performante, mais une fois que nous avons trouvé, il faut aller modifier via l'outil du plan sous le pilotage. Imaginez si en plus on pouvait faire des modifications en lot! Ex : changer l'unité administrative responsable pour une section du plan ou encore modifier les types de documents! On aimerait bien aussi produire des rapports via les résultats de recherche, ça serait vraiment chouette pour produire, admettons, un rapport jaspersoft ou excel avec des bouts du plan de classement sélectionnés pour un utilisateur précis. Ou encore pour produire un outil de recherche d'un fond d'archives historique. Nous ne serions plus dépendants des rapports par défaut sous déclassement.

Petite réflexion sur le sujet : De notre côté, nous utilisons la recherche avancée de la recherche globale (et non la recherche dans l'outil du plan de classification) pour répondre à plusieurs besoins, y compris la recherche pour des champs de type référence. Ça fonctionne vraiment bien (c'est paramétrable via la fiche du schéma de métadonnées). Nous avons toutefois quelques problèmes :

1. Il faut absolument avoir un accès à la collection complète pour avoir accès à la recherche dans le plan via la recherche générale. L'idéal serait de pouvoir donner des accès via les rôles plutôt que via l'accès à la collection (si tu as le droit de lecture du plan, tu as accès via la recherche). Ex. : une responsable de la gestion documentaire dans une unité qui a accès seulement aux documents de son unité pourrait utiliser le même outil de recherche pour chercher dans le plan sans avoir à consulter un autre document ou l'outil du plan dans le pilotage. Simplement à sélectionner "rubrique du plan" sous "type" dans la recherche avancée. Nous ne l'utilisons pas pour le calendrier, mais ça devrait faire la même chose.

2. Les résultats de recherche ne sont pas modifiable via cet endroit. L'idéal, ce serait d'avoir les mêmes fonctionnalités de base que pour les dossiers. Pour l'archiviste, la recherche est plus performante, mais une fois que nous avons trouvé, il faut aller modifier via l'outil du plan sous le pilotage. Imaginez si en plus on pouvait faire des modifications en lot! Ex : changer l'unité administrative responsable pour une section du plan ou encore modifier les types de documents! On aimerait bien aussi produire des rapports via les résultats de recherche, ça serait vraiment chouette pour produire, admettons, un rapport jaspersoft ou excel avec des bouts du plan de classement sélectionnés pour un utilisateur précis. Ou encore pour produire un outil de recherche d'un fond d'archives historique. Nous ne serions plus dépendants des rapports par défaut sous déclassement.

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